El informe final que presentó el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento de la Universidad del Valle, contratado para presentar una propuesta de rediseño de la estructura organizacional de la Universidad del Tolima, ha originado debates, controversias, pronunciamientos de rechazo en diferentes unidades administrativas y académicas de la Universidad, principalmente entre profesores de tiempo completo y catedráticos.

La Asamblea General realizada el 6 de agosto pasado, expidió un comunicado en el que expresamente dice: “Rechazamos totalmente los resultados socializados del estudio adelantado por el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento (IPIGC) de la Universidad del Valle, en el marco del Convenio Interadministrativo No 002 de 2019, firmado con el fin de hacer el acompañamiento técnico para la implementación del rediseño organizacional de la Universidad del Tolima.

Resulta inconcebible que, en la actual situación académico -administrativa institucional, el estudio recomiende aumentar la planta global de cargos administrativos, previa reclasificación de cargos hacia un nivel jerárquico superior, principalmente, cuando lo que se necesita, en realidad, es la ampliación de la planta global de profesores de la Universidad del Tolima”.

Ha generado controversia, el hecho de que el estudio de más de 530 páginas, proponga la creación de 175 nuevos cargos administrativos, propuesta del estudio, que se tomará de base para las decisiones parciales o totales que debe tomar el Consejo Superior de la Universidad.

Al hacer el “Levantamiento y Medición de Cargas Laborales del personal, dice que la planta de cargos actual en la UT es de 426 cargos administrativos (no docentes), que el personal requerido debe ser de 590 pero que el total recomendado es de 600 cargos.

El informe final de la Universidad del Valle

En el mes de julio pasado, el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento (IPIGC) de la Universidad del Valle, presentó su informe final para cumplir el contrato correspondiente, en 5 documentos que han sido divulgados en varias instancias para que se produzcan las reacciones del caso.

En este texto hacemos una descripción breve del contenido de las 517 páginas y queda pendiente el desarrollo de estos temas, en otro momento, cuando un mayor número de personas haya analizado e interpretado los contenidos de estos informes.

“Lo que se presenta a continuación por dependencia es solo una referencia para las decisiones que se deban tomar en la etapa de implementación de la planta de personal y para facilitar la comprensión de la Medición de la Carga Laboral por ser ésta la que mayor controversia causa. Porque se hacen propuestas sobre la estructura organizacional nueva, la clasificación de los cargos que se crearían una vez aprobada la reestructuración por parte del Consejo Superior.

¿Qué pasará con mi cargo? ¿Habrá despidos masivos? ¿Será posible alcanzar un nuevo nivel y mejor salario? Son algunas de las preguntas que comenzaron a rondar entre el personal administrativo de la UT.

La comisión de 15 técnicos desplazadaos por la Universidad del Valle para realizar este estudio con enfoque de gestión de procesos, tal como se hace al aplicar la norma NTC-ISO 9001-2015 y del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), para calmar los ánimos, concluye y recomienda que “Todos los servidores públicos deben ser incorporados en la nueva Planta Global de cargos respetando los derechos que hoy ostentan y sin solución de continuidad”. Pero que “Es inviable financieramente la provisión del 100% de la Planta Global de Cargos Requerida, situación que conlleva a estructurar un plan de implementación gradual”.

Los técnicos de la Universidad del Valle dicen también: “El proceso de rediseño institucional de la Universidad del Tolima requiere la supresión de diez (10) cargos en la planta de empleos vigente y la necesidad de adicionar 94 plazas en la nueva Planta Global de Cargos”, porque en cuanto a cifras no hay coincidencias entre lo que se dice en una parte y lo que se escribe en otras.

El informe dice que la planta de cargos actual tiene un costo de 37 mil 548 pesos y la requerida, según el informe, será de 44 mil 901 millones de pesos, es decir, 7 mil millones de pesos más.

En los cargos directivos, la asignación fija mensual va de 18 millones 220 mil el  rector, a 8 millones 180 mil pesos, los decanos.

Pero los documentos, por su extensión, no han sido interpretados suficientemente.

“Exigimos la conformación de una Comisión Técnica conformada por profesores expertos en el tema, que analice detalladamente los resultados del Convenio Interadministrativo No 002 de 2019, cuyo informe sea tenido en cuenta a la hora de tomar decisiones sobre la aceptación y adopción de los resultados del Convenio en el Consejo Superior Universitario”, dice el comunicado de la Asamblea General de profesores.

Los cambios en la estructura administrativa

En el informe de los técnicos de la Universidad del Valle, se propone una nueva estructura organizacional. En la actual estructura organizacional son 3 las vicerrectorías, que pasarán a ser 4 con la creación de la Vicerrectoría de Investigación y la Vicerrectoría de Desarrollo Humano pasaría a ser Vicerrectoría de Bienestar Estudiantil. La Vicerrectoría Administrativa actual, cambia su nombre por el de Vicerretoría de Gerencia Administrativa y Financiera para estar acorde con la concepción del mundo empresarial mas no educativo.

En la actualidad son 9 las facultades y la que se suma, el Instituto de Educación a Distancia. El informe de la Universidad del Valle propone reducir a 6 el número de facultades y a ello se agrega el IDEAD con características de una facultad. No se ha llegado a un acuerdo, sobre este número de facultades en el Consejo Académico, porque se han producido rechazos e inconformidades que son objeto de estudio.

Hay mitos racionalizados en la justificación de la nueva propuesta organizacional de la Universidad del Tolima, porque se tiene la ilusión de que “reformar”, “restructurar” o “rediseñar” la estructura organizacional mejorará el desempeño institucional, lo cual es apenas una hipótesis.

Estructura organizacional facultades UT

Un análisis provisional, por ahora

Lo positivo es que los profesores de la Universidad, que no tienen problemas de estabilidad en sus cargos por estar inscritos y escalafonados en carrera profesional, han entrado a opinar y expresar sus percepciones sobre la propuesta de rediseño o reorganización administrativa.

La norma NTC-ISO 9001-2015, de enfoque de procesos, de gestión por procesos, que implica por lo menos procesos que sirven de soporte conceptual y metodológico  en la propuesta de la Universidad del Valle, si bien es cierto ha sido adecuada para su aplicación en las organizaciones educativas en los últimos años, no es tan pertinente en el caso de la Universidad porque ha sido diseñada como modelo de gestión empresarial, de gestión de la calidad para garantizar procesos estandarizados aplicables en empresas de producción de bienes y, muy distinto a la formación de profesionales, a través de la producción y homologación de conocimientos científicos de cada una de las profesiones agrupadas en programas académicos, que dependen de la facultades correspondientes.

Además, la Universidad del Tolima ya tiene la certificación de Icontec sobre procesos que apuntan hacia el mejoramiento de la gestión de calidad administrativa. Pero no se le debe dar prioridad a procesos de interés técnico dejando de largo el interés transformador (Habermas), que se pide a gritos en las actuales circunstancias de la pandemia pero que viene de años y décadas anteriores.

Enfoques y métodos estandarizados del mundo empresarial son poco válidos en una organización educativa como lo es la Universidad del Tolima. Porque en una empresa no se desarrollan procesos académicos dirigidos a formar nuevos profesionales, a través de la enseñanza y el aprendizaje de los cuales no se habla en el informe de la Universidad del Valle.

No es oportuno, tal como lo dicen los profesores en el comunicado, incrementar la planta de cargos en momentos en que lo deseable y necesario es incorporar nuevos docentes de tiempo completo. Tampoco es oportuna la propuesta de implementar 294 procedimientos a cambio de los vigentes, porque ello atenta contra la reducción de trámites que se pide a todas las organizaciones estatales. Incrementar procedimientos es agregar trámites que exigen más personas para realizarlos y gasto de mayor tiempo en la entrega de certificados, por ejemplo.

A mi modo de ver, no es pertinente gastar tiempo en la elaboración de mapas de procesos, su catalogación y caracterización, elaborar flujogramas de procedimientos, elaborar guías e instrumentos, diseñar y aplicar tantos  formatos, porque eso nos lleva a la Organización Racional del Trabajo de Taylor (estudio de tiempos y movimientos), en tiempos de la primera revolución industrial o a prácticas de la Teoría Burocrática de Weber.