Expertos en tecnología afirman que una herramienta útil y efectiva para soluciones empresariales es la llamada “nube” o el “cloud computing”, nombre que se le da al procesamiento y almacenamiento masivo de datos en servidores que alojan la información del usuario.

De acuerdo con los asesores en el tema de Dell, “la nube permite hacer más con menos, al obtener acceso a aplicaciones empresariales críticas, sin la necesidad de pagar por mantenimiento o actualizaciones constantes”.

Según esa compañía, la informática en la nube puede ser un maravilloso habilitador de negocios. Sin embargo, corre por cuenta del propietario de la empresa determinar si es la solución adecuada para sus necesidades.

“Si los riesgos limitados pueden administrarse correctamente, promete formas más económicas, más rápidas y más eficientes de trabajar que ayudarían a su empresa a lograr un desempeño estelar”, afirma.

¿En qué puede ayudar?

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Mintic) ha venido trabajando en este tema, con el fin de brindar soluciones tecnológicas eficientes para aumentar la productividad de los pequeños y medianos negocios del país.

“El uso de estas plataformas digitales supone para los negocios una considerable reducción de costos versus una mayor eficiencia y productividad, al ser soluciones tecnológicas de muy bajo costo que ayudan a consolidar la información de los clientes en la nube, lo que ayuda al empresario a tomar decisiones cruciales para el crecimiento de un negocio. La irrupción de las TIC en las empresas, y el uso apropiado de dispositivos digitales como computadores, ‘smartphones’ y tabletas, facilitan las prácticas empresariales y abren un camino expedito para el crecimiento de las compañías”, explicó en días reciente el ministro del ramo, David Luna Sánchez.

El ingeniero de sistemas y programador Elkin Hueso explica, por su parte, que la nube no fue creada para personas expertas en tecnología, sino para el usuario final que quiere solucionar las cosas de manera rápida y simple.

¿Qué puede descargar?

En la nube hay programas sencillos y gratuitos que cumplen funciones básicas y son recomendados por los expertos. Estos se pueden usar en un principio y, después, adquirir unos más sofisticados que requieren pago. “A medida que su empresa crece, es conveniente actualizarse y adquirir nuevos productos”, afirma Hueso.

Uno de esos programas es Dropbox, usado para guardar grandes cantidades de información y compartirla. Google Docs también es ideal para este fin, pues permite crear o editar archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, PDF, etc., y es posible ingresar desde cualquier computador y lugar.

Google Calendar, servicio de calendario y agenda en línea, permite tanto organizar fechas, como sincronizar información con los contactos de Gmail y compartirla o invitarlos a diferentes eventos.

Entre tanto con SkyDrive, la propuesta en la nube de Microsoft, también es posible guardar y compartir todo tipo de archivos, hasta completar los 7GB de almacenamiento a los que da derecho el perfil gratuito. Es uno de los pocos servicios en la nube que incluye una ‘app’ nativa para los ‘smartphones’ con Windows Phone e incluso para iPhone.

Otras soluciones más especializadas también pueden ser de gran utilidad para garantizar el desarrollo de sus negocios (ver recuadro). En todo caso, al momento de decidirse por acceder a servicios en la nube, lo más importante es que se asesore, busque varias opciones e incluso aproveche las capacitaciones en estos temas, para tomar la mejor decisión.

Soluciones especializadas

En el marco del programa Apps.co del Mintic, es posible encontrar aplicaciones como Caudata, Likeparrot, Kaumer Dealer y Vendty, que ofrecen soluciones tecnológicas para necesidades empresariales. Algunas de ellas requieren pago, pero el costo es bajo. Caudata, por ejemplo, es un sistema de gestión de nómina que ayuda a las empresas a reducir hasta en un 80% el tiempo requerido para gestionar su talento humano.

Likeparrot habilita un canal de comunicación entre los miembros de la empresa y sus clientes, con un sistema de chat y envío de archivos. Las empresas interesadas en usarlo pueden probar la versión gratuita y luego, dependiendo de la cantidad de operaciones que realice, pagar paquetes desde US$15, que varían según el número de empleados que utilizarán la herramienta.

Kaumer Dealer ayuda en el control de inventarios, ventas y facturación. La suscripción anual a esta ‘app’ tiene un costo promedio de $500.000, para negocios con cinco empleados y una sucursal.

Vendty es un sistema de suscripción en línea para administrar puntos de venta desde internet, dirigido a micro y pequeñas empresas que tengan entre 1 y 10 locales comerciales. Los clientes nuevos tienen 30 días de prueba gratuita con aplicaciones contables y atención al cliente permanente.

Cómo estar más seguro en la nube

1 Verifique dónde almacena sus datos su proveedor y cuáles son sus medidas de seguridad.

2 Considere contar con un servicio de sincronización en línea y de respaldo seguro basado en la nube, para todos los datos que residen en sus instalaciones.

3 Invierta en un software de seguridad que optimice el uso de una red de protección contra amenazas originadas en internet.

4 Cifre los datos siempre que sea posible, para minimizar los riesgos asociados con su pérdida.

5 En las redes sociales, cerciórese de proteger su cuenta con una contraseña segura y de tener diferentes contraseñas para cada cuenta.

6 Asegúrese de que el personal esté capacitado en navegación segura. Para una persona sin experiencia en el tema, puede ser difícil mantener la seguridad informática como prioridad.