Una recomendación simple, pero muy útil, además de elaborar un documento de planeación del cierre contable de final de año con cada una de las actividades con su respectivo responsable, es la de señalar oportunamente cuáles de los asuntos por cumplir, incluso algunos que no son propiamente de registros, “tienen” que hacerse antes del 31 de diciembre.

Por ejemplo, escrituras públicas de bienes inmuebles; cambio de cheques para sanear cuentas entre compañías; retiros de dineros en efectivo de cuentas bancarias; registro en cámaras de comercio de algunos trámites especiales, incluyendo el de creación de sociedades; diligencias ante la Dian por actualizaciones del RUT; corrección de declaraciones tributarias con fecha 2015; autenticaciones de documentos ante notarías como pasivos con personas no obligadas a llevar contabilidad, para que se entiendan como documentos de fecha cierta. En general, todos los asuntos con entidades oficiales hay que hacerlos corriendo en medio de las fiestas y las despedidas de año, que son propias de estos días.

La última semana del año es de prácticamente dos días, lunes 28 y martes 29, porque el 30 muchas empresas trabajan hasta el mediodía, ya que el 31 lo dejaron libre en buen número de entidades. Es decir, los tiempos son demasiado cortos.

Por otro lado, están los arqueos de caja; los reembolsos de cajas menores con gastos hasta el 31 de diciembre; en algunos casos, conteos físicos de algunos inventarios complejos como combustibles; corte de documentos al cierre de tesorería, almacenes, contabilidad; recepción de documentos para pagos con fecha 2015; revisión de nóminas y aportes a la seguridad social; causaciones de algunas transacciones rutinarias que por las congestiones se olvidan; preparar los sistemas para el cambio de año e iniciar el 1 de enero de 2016 son algunas de las diligencias que los departamentos financieros y contables tienen que documentar durante los días de las festividades navideñas y de año nuevo.

No es recomendable dar vacaciones a los departamentos financieros y contables por todas estas razones, porque cuando se toman colectivas, a su regreso ya no se pueden hacer trámites ante notarías o bancos con fecha del año anterior y sencillamente se quedaron sin ejecutar, en algunos casos con graves consecuencias fiscales y sanciones.

Repetimos este artículo todos los años, pero como las novenas de aguinaldos, lo hacemos con la mayor devoción tributaria y contable. Feliz Navidad y año nuevo.