Que un evento sea más o menos formal no implica que uno sea mejor que el otro, o que un evento informal no requiera igual cuidado en su planeación u organización.

La celebración de un matrimonio, quince años o primera comunión, puede ser tan elaborada o sencilla como se desee; esta decisión debe corresponder al gusto del anfitrión y, por supuesto, al dinero que quiera gastar.

Para el caso de las empresas se deben tener en cuenta otras consideraciones como la imagen de la misma, lo que quiere proyectar o el motivo que desea celebrar. En consecuencia, deberá analizar con especial detenimiento el sitio y los detalles del evento y, eventualmente, estar dispuesto a pagar algo más para asegurar que esté a la altura del reconocimiento que quiere para la empresa.

En general, se pueden clasificar los eventos en informales, formales o de gala. Cada uno tiene sus características y es útil conocerlas para no confundir a los invitados ni crear falsas expectativas.

Para las reuniones informales la invitación puede ser verbal o en tarjetas pre impresas, tan coloridas o creativas como las prefieran los organizadores. La ambientación tiene como límite la imaginación y, de este tipo, son todas las fiestas temáticas, infantiles o desayunos de trabajo. La comida es descomplicada y puede tener autoservicio y licores como aguardiente y cerveza. Por supuesto, mantiene su vigencia las buenas maneras, como por ejemplo llegar en la hora indicada y retirarse oportunamente.

Los eventos formales o de gala son reuniones en las que se aplican con mucha atención las normas de protocolo. Recepción de los invitados por parte del anfitrión al ingreso, precedencia en las ubicaciones, trajes más sofisticados. Contrario a los informales que admiten extravagancias, la decoración en éstos es sobria y se puede pedir un determinado traje de etiqueta. Las tarjetas de invitación serán en papel de buena calidad y sin rebuscamientos, solicitan confirmación y se deberán entregar con veinte o más días de anticipación; en caso de matrimonios deben entregarse con mínimo treinta días. El tipo de comida que se ofrece será más elaborado, se utilizará servicio de plato a la mesa y el licor y el servicio será más refinado.

Organizar un evento de gran gala o informal no es complicado, pero ambos tienen sus detalles particulares y requiere conocerlos para tenerlos en cuenta de tal manera que respondan a la formalidad que el anfitrión desea. Su planificación será diferente ya que son numerosas las diferencias entre los requerimientos de uno u otro.

Recuerde siempre: Menos es más. Ésta frase es válida para la decoración, la comida, la ambientación, entre otros.