Un informe del Harvard Business Review señala que en promedio una organización invierte el 15 % del tiempo de la gente en reuniones, indicador que alcanza un 33% cuando es aplicado al personal directivo.

El asunto no es la gran cantidad de tiempo que se utiliza en reuniones, sino qué tan productivas son éstas. Y aquí es donde, por los resultados obtenidos, con frecuencia se evidencia que son muchas la horas que se desaprovechan en reuniones improductivas que, por supuesto, impactan negativamente la productividad personal y de las empresas.

Ello se debe, con frecuencia, a que los responsables no organizan bien las reuniones, así que su tarea es contribuir a cambiar las cosas, o al menos mejorar aquellas en las que tiene incidencia.

El mismo informe menciona unos consejos registrados en el libro “Dirección de reuniones efectivas” publicado por Harvard Business Press que, a pesar de que algunos de ellos parecen obvios, se justifica recordarlos por considerarlos especialmente útiles.

* Evite citar reuniones para cosas menores u otras que se pueden resolver de otra manera, convoque cuando realmente lo amerite. Recuerde que la tecnología disponible permite el intercambio virtual, que reduce costos de desplazamiento, entre otros.

* Defina claramente el objetivo de la reunión y reúna la información que necesite, así no tendrá que citar a una nueva reunión para complementar la primera. Cuide también que los invitados conozcan con anticipación la información pertinente, y llevan consigo aquella que se requiera.

* El número de participantes incide en los resultados. Convoque a quienes tengan que aportar o estén relacionados con el tema. Para resolver problemas o tomar decisiones se sugiere, por agilidad, que no sean más de ocho.

* Defina una agenda específica en la que se determinen temas y el tiempo que se tomará. En lo posible convóquela con suficiente anticipación para que los asistentes vayan preparados y puedan programar su tiempo.

* Mantenga el foco de la reunión. No permita que se dispersen y se salgan del tema, de lo contrario no logrará el objetivo de la actividad.

* Defina con anticipación los roles: quién abre la reunión, quién preside, quiénes presentan y hacen las actas y los resúmenes, entre otros.

* Enfatice el cumplimiento de la hora de inicio, tiempo de desarrollo y término de la reunión. Evite que se dilate más del tiempo indispensable.

* Asegúrese de que verifiquen previamente que el lugar de reunión sea el adecuado y los equipos funcionen correctamente para que no haya inconvenientes.

* Y, lo más importante, haga seguimiento a las acciones posteriores: actas, resumen de compromisos, responsables, comunicación de resultados o tareas, fechas de entrega, siguientes acciones, entre otros.

No permita que por falta de seguimiento se pierda todo el esfuerzo y tiempo aplicado a sus reuniones. Si quiere mejorar su productividad y eficiencia profesional, una manera práctica es prestándole más atención al desarrollo de una actividad que le ocupa gran parte de su día laboral.

*Martha Cruz Betancourt

Asesora y formadora en Desarrollo de Habilidades Sociales y Productividad Personal

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