Pero no. Ocurre que en muchos casos, cuando la persona llega, recibe la gran sorpresa de que el señor no está y la secretaria o empleado de la empresa le dice que: acaba de salir, que le ocurrió algo urgente, que le tocó salir de repente, que se enfermó, que tuvo que viajar, en fin, una variedad de disculpas que lo único concreto que se puede deducir es la falta de respeto por el tiempo de los demás, y lo poco que les importa su imagen profesional y prestigio comercial.   

Otro tanto ocurre cuando dan la cita para una hora y pasan treinta, cincuenta, o noventa minutos y no son atendidos y si por casualidad se insiste en preguntar a qué hora será recibido, con tranquilidad le responden que mejor vuelva al otro día por que la persona esta “ocupadita” o “atendiendo a alguien importante”.

En las anteriores circunstancias cabe preguntarse, ¿Cómo puede ser productiva una empresa donde estos comportamientos son habituales?

Además, es preciso comentar la dificultad para que la gente de citas, es común escuchar ante tal petición, “venga a cualquier hora”, “es que no se dan citas”, “es que no se sabe en que momento va a estar porque está entrando y saliendo”, “vuelva a llamar porque en este momento no sabría decirle”, entre otras. ¿Así cómo se puede realizar una gestión eficiente?

Señores gerentes, administradores y en general para toda persona y para todo tipo de actividad, si usted pretende ser eficiente y alcanzar determinados objetivos, programe su tiempo, dé citas, pero además cumpla con ellas, atiéndalas y demuestre sus buenos modales que no es más que expresarle respeto a los otros.

Para ello, tenga en cuenta lo siguiente:
* Dé instrucciones precisas a quien opera el teléfono o su agenda para que ella sepa el criterio que deberá tener para manejarlas.
* Quien da una cita debe tomar el nombre y teléfono del solicitante para informarle cualquier novedad.
* Si observa que no puede cumplirla, adviértale a la persona con anticipación para que no le haga perder tiempo.
* Si por alguna circunstancia la persona llega y no pueden atenderla a la hora prevista, no diga “ya casi lo atienden, siéntese y espere”, excuse tal situación y diga en cuánto tiempo lo recibirán, así la persona podrá tomar la determinación de esperar o no, pues con seguridad tendrá otras actividades que realizar. Dé la oportunidad que ella decida y no la deje esperando con la incertidumbre de cuándo le recibirán.
* No haga ir repetidamente a la persona por su decisión, no le diga venga mañana y ese mañana le dice que vuelva el lunes y así sucesivamente. Sea asertivo, diga No cuando quiera o deba decir no, pero con tacto y respeto y no le haga perder tiempo a la gente y de paso a usted mismo.  
* Quien da la cita da también su tiempo de duración, no sienta temor al decir que con gusto lo recibe en determinado lapso de tiempo, así la persona sabe que debe entrar e ir directo al grano.     
* Usted no está obligado a atender a todas las personas si no tiene el tiempo para hacerlo, así que no sienta presionado a dar citas para no cumplirlas.
Revise cómo es su comportamiento al respecto y no afecte negativamente su imagen y la de la empresa con algo que es perfectamente manejable. Recuerde “Ser puntual no es un mérito; es un principio”.