Ser anfitrión es mucho más que ser la persona que invita a un evento. No es solo cuestión de organizar una actividad, es preciso anticipar todos los detalles para que la misma cumpla su objetivo y al final pueda calificarse como exitosa.

Cuando decida realizar un evento o por su cargo deba responder por los resultados de tal actividad, sea social o relacionado con la empresa, tenga en cuenta que se deben aplicar aspectos de protocolo, cortesía y  comportamiento para  asegurar que los invitados se sientan cómodos, que la meta se cumpla y que el evento logre una positiva  recordación. 

Es posible que usted no conozca todos los puntos a tener en cuenta para la organización, por ello deberá asegurarse de que la persona encargada si conozca del tema. No subestime la tarea, recuerde que se está haciendo una inversión y que los resultados pueden afectar su imagen y/o la de la empresa que convoca. 

En consecuencia, tenga en cuenta los siguientes aspectos:

Si no sabe de la técnica de organización de eventos, asesórese de quien sí lo sepa, ello le ahorrará tiempo y dinero y, por sobre todo, muchos disgustos en el momento de la ejecución cuando observe la fallas que se presentan o las oportunidades que se pierden.

Planifique con tiempo: eso permitirá que alcance a prever todos los detalles, que se obtengan mejores precios y que se convoque a tiempo a los invitados.  Además, garantiza no sólo una ejecución impecable sino una asistencia más nutrida. 

No escoja lo más barato; podría ser que si aplica sólo unos pesos más logre algo notablemente mejor, algo que esté a la altura de sus expectativas, de las de los invitados y  que realmente contribuya ofrecer una buena imagen personal o institucional. No se trata de que lo bueno sea necesariamente lo más costoso, pero recuerde que a veces “lo barato sale caro”, es asunto de estética y de saber dónde ubicar lo mejor a los mejores precios. 

Asesórese para elegir el menú y las bebidas del evento; no debe responder sólo a su gusto, deberá considerar la hora, el tipo de celebración, el perfil de los invitados. Igual ocurre con la decoración y el tipo de música, es preciso tener en cuenta la formalidad que le quiere imprimir al evento, cada momento tiene su exigencia. Los excesos no sólo son costosos sino que, con frecuencia, no contribuyen a mejorar el certamen. 

Aplique el protocolo. Es un error pensar que está pasado de moda; es preciso saber cómo se ubican las banderas, dónde se ubican los invitados principales según su representatividad; en qué orden deben hablar las personas. Ello no es una invención ni un capricho, son normas que incluso están determinadas por decreto para los casos del sector público y que se homologan al sector privado. No cumplirlas puede crear situaciones incómodas para los invitados  y  hacen quedar mal a los anfitriones. 

Haga gala de su mejor actuación, ello se observa desde la manera como usted se viste para asistir, el sitio donde se ubica para recibir a los invitados, la forma como saluda, la hora en que se inicia los actos. Dedíquese a ser un buen anfitrión, a compartir con los invitados y crear un ambiente agradable entre ellos, no se distraiga en asuntos como el manejo de los meseros, el funcionamiento de los audiovisuales, el servicio de alimentos o asuntos organizativos, debe haberse asegurado con anticipación que haya personas idóneas atendiendo esos detalles. Un buen anfitrión debe saber desde cómo recibir, hasta cómo despedir a sus invitados. 

Que los invitados concurran a los eventos tiene mucho que ver con la imagen que usted proyecte del evento y ello se advierte en la tarjeta con que invita y la anticipación con que ella llegue. Entonces, préstele atención a los detalles aunque le parezcan poco significativos; ser un buen anfitrión es un arte que requiere conocimiento y preparación, y que produce importantes dividendos para usted como persona o la entidad que representa.