Los buenos resultados de un evento no son cuestión de suerte, es el resultado del conocimiento, la planificación, y el tiempo que se deben aplicar para que así sea. 

La verdadera clave del éxito para que un evento tenga buenos resultados, deje una grata recordación entre los asistentes y satisfacción para el anfitrión, es empezar su organización con el tiempo suficiente para coordinar todas las piezas que intervienen.  

Considere los siguientes aspectos para asegurar que cumpla sus expectativas:

* Tenga en cuenta el perfil de los asistentes. El tener claro esa información le dará la pauta para la toma de decisiones sobre muchos detalles del evento, como el tipo de alimentos, bebidas o la música, entre otros.

* Determine cuál es el tipo de actividad que conviene para el logro de los objetivos. Si es de relaciones públicas, si es una actividad informativa, académica o comercial, Cada objetivo puede requerir un formato de evento, un lugar, o protocolo diferente.   

* No subestime el efecto de la tarjeta de invitación. Una buena tarjeta da indicios del tipo de evento, anima la asistencia y entrega información sobre la etiqueta. Los invitados agradecerán que se informe sobre el tipo de traje a utilizar. Mándelas a imprimir con tiempo y envíelas  por lo menos con diez días de antelación en el ámbito corporativo.

* Seleccione la comida de acuerdo con la hora de la reunión, tipo de evento y facilidades del sitio donde se realizará.  Recuerde que el gusto de los mayores o los jóvenes es muy particular y diferente. 

* La música es parte importante de un evento. Escoja música instrumental o cantada de acuerdo con el tipo de reunión. 

* Si planea con anticipación podrá seleccionar el sitio más adecuado para la cantidad de gente, el tipo de asistentes, y facilidad de acceso al lugar. También permitirá escoger donde le ofrezcan el mejor menaje y por supuesto el mejor precio.

* Aunque la reunión sea sencilla requiere planeación. Muchas veces los detalles que usted considera más elementales pueden afectar el buen desarrollo de la actividad. 

* Una buena selección de la fecha también ayuda a una mayor asistencia. Tenga en cuenta los puentes o fechas especiales para que no les coincida. Los mejores días para eventos corporativos son de martes a jueves. 

* Es clave que el anfitrión, sea una persona o un grupo tengan conocimiento y claridad de que su función es: Atender y compartir con los invitados.  No se convierta en otra persona del servicio, haga todas las previsiones del caso para que como anfitriones  comparta con los invitados y no tenga que llevar el agua, el licor, la comida, o dar instrucciones etc. Contrate el servicio que sea necesario de acuerdo con el número de personas. No resienta pagar un mesero más, puede ser la diferencia entre una reunión bien o mal atendida. 

Si usted tiene dudas sobre como organizar un evento pregunte, déjese asesorar. Consulte con quienes sepan del tema, no es lo mismo organizar una fiesta social que un evento para una empresa y puede ocurrir que un consejo poco acertado lo único que haga es darle más gastos y lesione la imagen de la organización que lo ofrece. Recuerde, un buen evento no es en el que se invierte más dinero, es aquel que logra una magnífica recordación con una inversión razonable.