Esto ocurre porque quienes están encargados de la organización desconocen las normas básicas de protocolo o les parece que no tiene mayor importancia el tema. 

Es justamente en estas situaciones donde se reconoce la utilidad del protocolo pues agiliza la acomodación, y hace que todos se sientan bien al ocupar el lugar que le corresponde a su cargo u organización que representa.  

Lo fácil del manejo de las precedencias en lo público es que se encuentran reglamentadas por decreto del Gobierno nacional y el sector privado las homologa para su uso, partiendo del organigrama que cada una tiene. 

De otra parte, entre los invitados puede ocurrir que algunos no le den mayor trascendencia al sitio que le asignen, pero con seguridad concurrirán otros que conocen de protocolo y así se sentirán incómodos porque no se les dio el tratamiento adecuado; incluso, algunos pueden retirarse del recinto si advierten que no se les da la ubicación que les corresponde.

Si en la actividad laboral o profesional le corresponde organizar eventos o si debe asistir frecuentemente a ellos, es útil conocer sobre el tema, especialmente si está vinculado al sector público. 

Lista

Así que tenga en cuenta lo siguiente:

Si el anfitrión es una sola entidad o persona, se deberá poner un número impar de sillas, si es un evento compartido el número de puestos será par, así podrá organizar fácilmente las precedencias.

El tamaño de la mesa deberá ser suficiente para que quepan los personajes, no se deberán ubicar sillas a los lados de las mesas.

El número de sillas dependerá del tamaño del evento, pero en lo posible no ponga más de cinco o siete sillas. 

La mesa principal deberá llevar mantel y preferiblemente con faldón al piso. Para actividades corporativas se usará de un color oscuro, el blanco se dejará para mesas de comer. 

Las flores no deberán interferir con la visual, así que se ubicarán en el piso al frente de la mesa.

Es conveniente poner el nombre y cargo en porta nombres sobre la mesa. Así se agilizará la ubicación de los invitados y les facilitará a éstos conocer sus sitios 

La silla central será para el anfitrión, el invitado de honor se ubicará a su derecha. El siguiente en jerarquía irá a la izquierda y así se alterna sucesivamente.

Los vasos pueden estar puestos en la mesa desde antes de llegar los invitados, pero solo posteriormente el mesero los llenará. Si el evento es informal se puede servir la botella de agua pero preferiblemente con vaso de cristal.

Los invitados no deben cambiar el sitio que se le ha asignado en la mesa, así no le guste el vecino o desee estar al lado de otra persona.

Si es la hora de iniciar y un invitado que ha confirmado su presencia no llega a tiempo la silla no se retira, pues es posible que aparezca unos minutos más tarde.

Si es invitado a estar en la mesa principal, confirme su asistencia y llegue a tiempo. Es lamentable observar mesas en tarima con sitios vacíos, esperando a quien no ha de llegar.

Así como el organizador debe conocer las normas, toda persona que ocupe un cargo de representatividad, deberá saber sobre ellas para actuar con tranquilidad y no cometer imprudencias. Aunque pueda parecer irrelevante, con certeza le servirá para su desempeño.