No obstante, son muchas las ocasiones en que la falta de una acertada planificación y de una cuidadosa ejecución hacen perder todos los esfuerzos y logran que el anfitrión sienta que malgastaron la oportunidad y la plata y los anfitriones piensan que mejor hubieran utilizado su tiempo en otra actividad. 

Por ello, iniciar el 2014 es una buena ocasión para proponerse a que todo evento que organice durante el año debe sea bien planeado y tener presente que entre más detalles tenga en cuenta, minimizará los riesgos y la improvisación y mejorará la posibilidad de que su evento sea realmente exitoso.   

Así que tenga en cuenta:

No planifique en su agenda mezclando la información con otras actividades, haga un archivo para cada evento.

Planifique con tiempo, entre más grande o más complejo y significativo sea el evento su anticipación será mayor.

Establezca un presupuesto real y que se ajuste a la disponibilidad de recursos, si cotiza con tiempo podrá obtener mejores precios.

Recuerde que lo mejor no siempre es lo más costoso. Ni lo más barato lo adecuado para el perfil del evento.

Defina el protocolo que va a utilizar. Ello le dará pautas para el tipo de tarjetas, comida, acomodación, decoración, requerimiento de presentador o apoyos especiales.

Tenga en cuenta que en decoración, menos es más. Tantos elementos a la vez congestiona los espacios y pueden deslucir el evento.

Elabore detalladamente el listado de invitados. Tenerlo claro le dará la información para definir el tipo de menú, bebidas, cantidades de alimentos, entre otros.

Establezca el programa teniendo en cuenta la duración de cada actividad. Los demasiado largos se vuelven tediosos. Especialmente haga el mayor esfuerzo porque se cumplan los horarios establecidos y anunciados a los invitados. Hacer esperar a la gente más de 15 minutos, no sólo es un acto de pésima educación sino de enorme desconsideración.

Organizar un evento es un arte y se necesita conocer sobre el tema y tener conciencia sobre la importancia de prepararlo con anticipación y contar con las personas adecuadas para que ayuden a manejar la situación y resolver las dificultades que surjan en la marcha, de tal modo que no sea el anfitrión quien deba ocuparse de esos asuntos descuidando su papel principal. Aquí es válido recordar la famosa frase de Einstein “Si quiere resultados diferentes, haga las cosas de manera diferente”.

Al programar el acto cuide que las intervenciones, ni sean excesivas ni muy largas y que la persona de mayor rango interviene al final, a menos que una urgencia le demande retirarse antes. Asegure también que quienes van a intervenir conocen con suficiente anticipación la agenda completa, el nombre y reseña de los compañeros de intervención y los temas que tratarán.