Para lograrlo, es imperativo que tanto organizadores como anfitriones e invitados cumplan con su parte, de tal modo que al finalizar el evento les quede la certeza de que lograron los objetivos propuestos y no que perdieron minutos u horas que hubieran podido aplicar a asuntos más productivos.

Veamos entonces algunas sugerencias que pueden ayudar:

Por parte de los organizadores:

• Recordar que una reunión o evento requiere que se planifique teniendo en cuenta tiempos y movimientos, incluyendo los minutos que se disponen para escuchar los himnos, para las intervenciones del presentador, de los invitados y los desplazamientos.

• Verificar que los equipos audiovisuales estén probados con suficiente anterioridad para evitar las fallas de última hora. Igual deben estar montadas y probadas las presentaciones de los conferencistas.

• Informar con anticipación a quienes tendrán la palabra sobre el tiempo de que disponen, pidiéndoles que se ajusten con rigor a él, sin importar que se trate de un personaje muy especial.

• Tener listo el listado de protocolo para los saludos y los portanombres en la mesa principal para facilitar una rápida acomodación.

• Hacer los acuerdos con el presentador sobre su participación, pues en ocasiones hablan más de lo que corresponde.

• Asegurar que la reseña o presentación que hacen de cada uno de los ponentes sea breve y pertinente, pues no se trata de leer su hoja de vida.

• Que todos los detalles de logística estén concluidos antes de la hora de inicio.

Por parte de los anfitriones:

• Estar a tiempo en el salón, esto es, unos minutos antes de la hora que señala la invitación.

• Tener a mano el listado de protocolo para los saludos.

• No presionar a quienes tienen a cargo la organización para que se espere por mucho tiempo la llegada de determinadas personas o de más público.

• La cortesía es empezar a la hora señalada en la convocatoria. Por respeto a los asistentes en ningún caso se debe esperar más de quince minutos para dar inicio.

Quienes tienen la palabra en el marco de la programación deben:

• Conocer cuánto tiempo dispone para su intervención y ajustarse a él con rigor.

• Tener en cuenta el objetivo del evento y el público a quien se dirige. Si lo invitan a dar un saludo, son unas breves palabras y no un discurso.

• Respetar el horario, no hacerlo incomoda a los anfitriones, a los demás ponentes y a la audiencia, pues retrasa la programación.

• Desarrollar el tema para el cual fue convocado y no otros que pueden ser de interés para usted, pero no para el evento.

Asegure que su participación en un evento deje al público con la sensación de que le gustaría escucharlo de nuevo y no con el recuerdo de lo pesada que fue su intervención.