Hoy son muchos quienes, sin contar con el conocimiento ni la experiencia mínima requerida, posan de organizadores de eventos y de manera irresponsable se comprometen a organizarlos, con la idea de que es muy fácil y basta con el sentido común y la buena voluntad.

En forma equivocada consideran que no se requiere de técnica alguna para asegurar que se logren los objetivos esperados, que se optimicen los recursos y que tanto anfitriones como invitados se sientan satisfechos y recuerden con agrado el evento. Conviene, entonces, que quienes asumen este tipo de tareas tengan  en cuenta las siguientes observaciones:

Recomendaciones para los anfitriones:

No deje su inversión en manos de quien no sabe del tema. Busque profesionales del oficio que tengan el conocimiento y la experiencia necesaria.

No tome las decisiones basado solo en el precio. Al final le puede salir más costoso. Bien dicen que “la dicha de un bajo precio no compensa la amargura de un pobre resultado”.

Es difícil hacer un evento bueno, bonito y barato. Aspire a encontrar que su actividad le resulte buena, memorable y a un precio razonable.

Es un mito que lo bueno siempre es costoso. Quien sabe puede encontrar productos de buena calidad a muy buenos precios.  

Ningún exceso es bueno, por el contrario, muchos adornos, protocolos y agendas muy largos, mucha comida o demasiada música o actos de entretenimiento, puede malograr su evento. Gastar mucho tampoco le asegura el éxito. Busque que todo tenga su justa medida y proporción.

Recomendaciones para quienes organizan eventos:     

Estudie y prepárese para ofrecer un servicio de calidad.

No le haga gastar más de la cuenta al dueño del evento.

No copie todo lo que ve; que otros lo hagan no significa que esté bien hecho.

No siempre lo que está de moda es lo mejor ni lo apropiado.

Evítele problemas a los anfitriones, cumpla con las normas, un trago ilegal o una comida que resulte en mal estado pueden ahorrarle unos pesos, pero al final puede resultarle muy costoso. 

El protocolo se mantiene vigente. Documéntese sobre las normas.

Asesore al cliente, planifique tiempos y movimientos. No tienen que hacer todo a la vez, una programación demasiado larga aburre a los invitados.

Trabaje con productos de calidad, lo agradable no riñe con un buen precio ni el buen gusto con lo sencillo. 

El organizador realiza un trabajo y debe actuar como tal, no es adecuado que se comporte como invitado o anfitrión y termine sentado en la mesa principal o en tertulia con los personajes que asisten.

Cumpla con todos sus compromisos, en calidad y en cantidad. Informe y entregue los excedentes que sean del caso a los anfitriones, ellos son quienes dispondrán del destino de los mismos. 

Y, será de gran ayuda que entregue un informe escrito, sucinto pero detallado sobre el evento y sus resultados.