Uno de los aspectos que mayor dificultad presenta en el desarrollo de eventos tiene que ver con la acomodación de los invitados. Lo usual es que los organizadores planifican con antelación la ubicación de los invitados siguiendo las normas de protocolo y su aplicación homologada a las diferentes ocasiones, de acuerdo con el tipo de certamen, ya sea público, privado mixto, social, entre otros.

Lo anterior es un asunto que no tiene mayor complicación, pero sí exige mucho cuidado y conocimiento de las normas protocolarias, pues se trata de asignar el lugar que corresponde al cargo o jerarquía de la persona en cada caso y con ello expresar respeto y consideración. Para este efecto se elaboran y ubican los portanombres en las mesas y marcaciones para la silletería, de tal modo que cada persona se ubique en el lugar asignado.

Cuando llegan los invitados encontrarán que algunas sillas y puestos de mesa tienen una marca con el nombre de la persona o con la palabra Reservado, implicando que son los sitios separados para invitados especiales, anfitriones, conferencistas o personajes y, en filas posteriores estarán los sitios sin asignación especial disponible para los demás asistentes. La dificultad se presenta cuando, por desconocimiento del tema y a veces por la falta de modales, algunas personas no acatan las indicaciones y optan por ocupar el sitio asignado a otros, con lo cual inclusive llegan a generar situaciones bochornosas y ponen en dificultades al personal de logística y de protocolo, además de que interfieren en el desarrollo del evento.  

Para evitar situaciones incómodas tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

·Llegue a tiempo. Con calma podrá ubicar el sitio que le ha sido asignado.

·Acate las instrucciones del personal de logística para su acomodación.

·Deje las marcaciones o portanombres en el lugar que los encontró, no los cambie de acuerdo a su conveniencia. La acomodación  ha sido establecida para responder al objetivo del evento.

·Respete los lugares que tienen su marca o que dicen Reservado. Ubíquese en los puestos libres.

·Ser familiar de un dignatario o de un personaje no le da derecho para reclamar puestos reservados.

·Si va acompañado de una persona que no tiene espacio demarcado, no insista en que se siente a su lado en un sitio asignado a otro invitado  especial.

·Atienda y cumpla con lo expresado en el sobre de la invitación y en la tarjeta. Si en ella se invita a una sola persona, no lleve al esposo o esposa u otro acompañante y menos pretenda que le den ubicación especial. Y si la invitación dice: “personal e intransferible” no envíe a otro a tomar su puesto.

·Si es un invitado especial, acepte el sitio que le otorgan y no insista en hacerse en otro lugar.

·Si llega tarde, no espere que le hayan guardado el puesto; llegará el momento en que la gente de logística comenzará a ubicar personas en tales espacios.

·No ponga carteras u otros elementos en las sillas para guardar puestos aún cuando el evento ya ha empezado y hay personas que llegaron a tiempo y buscan ubicación.

· Si no ha confirmado su asistencia es posible que no le asignen silla. Así que no la exija.