Con frecuencia se habla del excesivo tiempo que se pierde en reuniones y gana mala fama una actividad que puede ser muy productiva para resolver asuntos, tomar decisiones o llegar a acuerdos, entre otros. Uno de los principales motivos por los cuales algunas reuniones no cumplen su objetivo es porque a la misma asisten personas que poco o nada tienen que ver con los asuntos que se tratan y por tanto su aporte no contribuye en forma positiva a la misma; esto puede estar relacionado con fallas en la convocatoria a la reunión.

Por lo anterior es preciso que quienes convocan,  tengan en cuenta lo siguiente:

- Precisar el tipo de decisiones que se deberán tomar y asegurarse de que se cita a las personas que tienen relación y responsabilidad con el asunto y manejan el tema. Y, si es del caso, para optimizar el tiempo, envíe con anticipación la información pertinente.

- De acuerdo con el tema a tratar no le de temor ni pena registrar en la tarjeta determinadas condiciones de la invitación como: personal e intransferible, con lo cual expresa que solo se quiere interactuar con determinadas personas por el nivel de las decisiones que se tomarán, por el manejo que se precisa, por los compromisos que se deben asumir o porque es información que se desea discutir solo con determinadas jerarquías de la empresa.   

- A su vez, el invitado a una reunión es aquella persona a quien va dirigida la convocatoria, cualquiera que sea el medio que se utilice. Si la tarjeta dice personal o intransferible, significa que no debe llevar invitados y tampoco puede enviar otra persona para que le represente. Atender tal pedido es de elemental cortesía y tampoco debe preguntar ni insistir, pues si así lo han pedido quienes convocan, es porque tienen razones para hacerlo.

- Si la tarjeta no dice personal e intransferible y desea que alguien lo represente a usted o a la empresa, o desea llevar un invitado, lo correcto es que llame al número que dan para confirmar y pregunte si puede asistir otra persona e informe quién ocupará su lugar.

- Ahora bien, si le autorizan llevar otra persona, lo correcto es asegurarse de alertarla para que tenga claro que, en la discusión y en la toma de decisiones solo pueden participar los invitados principales y no los oyentes, anticipando que su nivel de conocimiento e información sobre el asunto le podría llevar a hacer intervenciones fuera de foco que molesten a los demás.

- Para asegurar reuniones productivas los asistentes también deben: llegar a tiempo, apagar el celular, no charlar con los demás en voz baja porque interfiere y es una falta de respeto con quien habla. Hable de manera positiva, sea breve y preciso, y evite introducir asuntos que no tienen que ver con la reunión, ni discutir detalles sin importancia que dilatan la reunión innecesariamente. Si es necesario controvertir algún planteamiento, hágalo pero sin agresividad y con respeto.