Sin embargo, estas a su vez si se molestan cuando no le responden sus preguntas o llamadas, oficios, correos electrónicos, mensajes, solicitudes, reclamos, etc, y claro, tiene toda la razón, es algo que indispone. Aquí se aplica la máxima norma de la cortesía: Compórtese con los demás como quiere que lo hagan con usted.

Son muchos los individuos que aún no han entendido que es un elemental deber de cortesía y respeto, responder, así sea sólo con unas pocas palabras, acuse de recibo o diciendo que se ha dado traslado del asunto a la oficina tal, o que luego responde.

Cuántos problemas, alegatos, derechos de petición, tutelas y otro tipo de demandas se evitarían si así procedieran, especialmente las entidades públicas y de servicios. Y cuánto ganaría la imagen de los funcionarios públicos y privados, y de cualquier persona, si adoptaran como hábito responder de manera gentil y pronta a todo tipo de asunto que se le interrogue o consulte.

Cuanto más pronta, breve, completa, sencilla y precisa sea la respuesta, mayor será la probabilidad de que el corresponsal o peticionario quede satisfecho y agradecido, el asunto quede agotado y usted pueda ocuparse de otra cosa, o avanzar hacia otra fase del asunto.

Sobre todo en las entidades oficiales y de servicios, sucede que los funcionarios le dan largas a las cosas, con lo cual la imagen que proyectan es de ineficiencia, negligencia y con frecuencia que se le han “subido los humos” o por “dárselas de importante”. Se pierde así mucho tiempo, oportunidades y amigos; se dilatan y encarecen los procesos, se causa malestar a la gente y deteriora la imagen personal e institucional.

Un respuesta pronta, oportuna, gentil, completa, sencilla y precisa, no es sólo un deber sino un reflejo de la personalidad y un acto pedagógico que puede incidir en los demás, que seguramente aprenderán cómo proceder.

Si su respuesta es: “no es posible” o “no está en mi competencia resolverlo”, también debe responder con prontitud, para que sepan a qué atenerse. Mejor aún si puede sugerir quién puede atender el asunto, en tal caso, dígalo con la mayor precisión posible, inclusive, indicando el nombre de la institución, de la persona, dirección, teléfono, e-mail y demás datos que faciliten a los otros resolver su consulta o petición; de este modo dará muestra de su buena disposición, solidaridad y eficiencia; a usted no le cuesta nada y, en cambio, si ganará su imagen personal e institucional.

Recuerde que para una buena comunicación es preciso saber escuchar: atienda a quien le habla, es la única manera de responder adecuadamente al interlocutor. De otra parte, si usted tiene el hábito de dilatar y posponer el envío de sus respuestas, debe hacer su mayor esfuerzo para superar este defecto pues es uno de los que más afecta su productividad, su desempeño y su imagen profesional y personal.

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