Ponerse de acuerdo sobre dónde ubicar las personas en la mesa principal de un evento, a menudo origina disgusto entre los organizadores porque cada uno de ellos tiene un concepto al respecto, sobre todo, cuando desconocen la homologación de la norma pública al sector privado, o cuando la comparten personas de uno y otro sector. 

Organizar la mesa principal en un evento es sencillo, pero requiere especial atención. Es preciso conocer las normas del protocolo en cuanto se refiere a las precedencias para ubicar a las personalidades que ocuparan cada lugar. 

Por ello es importante que quienes organizan eventos conozcan y apliquen las normas que rigen al respecto y así no comentan una falta de cortesía que, aun cuando involuntaria, pueden incomodar a los invitados de honor.

Puede ocurrir que entre los invitados, algunos pocos no le den mayor  trascendencia al sitio que le asignen, pero, con seguridad, habrá otros que conocen de protocolo y sí se sentirán molestos porque ellos tienen clara la jerarquía de su cargo y el tipo de institución que representan. 

En consecuencia la recomendación es que tenga en cuenta lo siguiente:

* Si el anfitrión del evento es una sola entidad o persona, ponga un número impar de sillas y, si son dos quienes invitan, el número de puestos será par, así podrá organizar fácilmente las precedencias.

* El tamaño de la mesa principal dependerá de la magnitud del evento pero, en lo posible, no ponga más de cinco o siete sillas.  * La mesa principal deberá llevar mantel y, preferiblemente, con faldón al piso. 

* En caso que decore la mesa con flores ubíquelas en el piso centradas en la base de la mesa, para que no interfiera con la visual, y de insistir que sea sobre la mesa, deberá ser muy bajo.

* Para dar agilidad a la ubicación de los invitados y facilitarles conocer sus sitios. Es conveniente poner sobre la mesa y al frente de la silla un portanombre debidamente marcado.  

* El puesto central será para el anfitrión  del evento y el invitado de honor se ubicará a su derecha. El siguiente en jerarquía irá a la izquierda y así sucesivamente se alterna a los demás.

* Si ofrece servicio de agua, los vasos pueden estar puestos en la mesa desde antes de llegar los invitados, pero solo posteriormente el mesero los llenará. Si el evento es informal se puede servir la botella plástica. 

* El invitado no deberá cambiar el sitio que le han asignado en la mesa, así no le guste el vecino que le ha correspondido o desee estar al lado de otra persona. 

* Si un invitado a la mesa ha confirmado su presencia y no llega a tiempo para el inicio la silla no se retira, debe permanecer vacía.  * Quien asista como delegado del Gobernador o del Alcalde, ocupará su sitio en un evento formal solo cuando sea encargado oficialmente, de lo contrario el sitio se cederá a la siguiente jerarquía que tenga titularidad. 

* Si se va a presentar un audiovisual en una pantalla que se encuentre detrás de la mesa principal, se tendrá la previsión de reservar la primera fila para que los de la mesa se ubiquen allí para ver la exposición.

* Es de elemental cortesía no hablar por celular cuando usted está en una mesa principal y. especialmente, si hay otra persona dirigiéndose al público. Si espera una llamada de extrema importancia, es preferible que entregue su celular a otra persona para que lo responda y le haga alguna seña a fin de que se retire de la mesa a responderlo en un lugar discreto donde no interfiera el evento.

* Reserve la primera fila para las esposas de quienes están en la mesa principal si es el caso, puesto que ellas no siempre ocuparán sitio en dicha mesa.  

Tener claridad sobre estos puntos le ahorrará tiempo, le evitará contrariedades y, además, hará que sus invitados se sientan cómodos y reconocidos. Especialmente si usted se mueve en el sector público, éste conocimiento podrá ser de utilidad, bien  sea como organizador o como persona invitada al evento, pues con frecuencia ocurre que los mismos personajes no saben dónde sentarse.