Las tarjetas de invitación a un evento son una de las piezas importantes de la actividad, son la cara de ella; por el tipo de tarjeta casi siempre se puede anticipar la calidad de la reunión y por su calidad y características pueden impactar y contribuir a una mayor asistencia.

Mándelas a elaborar con suficiente anticipación para que se envíen con tiempo a los invitados y estos puedan programarse para asistir. Cuide los detalles para que cumpla con las normas de cortesía y de ortografía, no le deje la tarea solo a los impresores, no siempre ellos manejan tales conceptos, y asegúrese de que lleva todos los datos.

La tarjeta es parte de la imagen del evento y debe corresponder al tipo de actividad a que se invita.

La tradición de los colores blancos o crema muy claro se mantiene para los eventos de gran gala. Hoy se utiliza variedad de colores y formas para las actividades semiformales o informales.

Para invitar a eventos empresariales el límite lo da la creatividad del diseñador, es la oportunidad para utilizar colores y formas; en este caso se pretende impactar, especialmente para las actividades comerciales.

Dé información completa, pero sin exceso de palabras. Registren no solo la fecha, también escriban el día. El tamaño debe ser proporcional al contenido. Registre también el tipo de traje que se espera usen los invitados, estos lo agradecerán.

Incluya los pedidos especiales que quiera hacer como anfitrión, no sea tímido para incluir determinadas limitaciones, por ejemplo: Confirmar asistencia al teléfono..., Personal e intransferible, Válida para dos personas, Reserva con confirmación, Presentar la tarjeta al ingreso, entre otros.

Evite tipos de letra demasiado elaborados o muy pequeños que dificulten su lectura, si el papel es de color asegúrese que la tinta haga buen contraste y deje leer claramente el mensaje.

Es conveniente registrar la hora de finalización de la actividad. No solo es útil para el invitado, sino que facilita hacer un presupuesto con mayor precisión al definir el tiempo de duración del evento; de otra forma le corresponderá tener los suficientes suministros para atender hasta la hora que deseen permanecer algunas personas. Si el evento es en un sitio alquilado, el permanecer por más tiempo del previsto le acarreará costos adicionales por el servicio.

Igualmente es importante la marcación de los sobres, esté atento al protocolo para el registro de los cargos o tratamientos, por ejemplo, en la actividad corporativa se suele utilizar el “Doctor, Doctora”, pero para las invitaciones sociales marcarlas con “Señor, Señora”, es correcto.

Recuerde: la emoción de un precio bajo no compensa la mortificación de una tarjeta mal elaborada o de regular calidad para un evento en el que ha invertido una importante suma de dinero y/o involucra la imagen personal o de la empresa.