Sin embargo, no obstante su reiterada ocurrencia, en numerosas ocasiones se advierte diversidad de fallas y los resultados no son los esperados por el anfitrión o los asistentes; se pierde de esta manera un gran esfuerzo humano y económico y en muchos casos se lesiona la imagen de la empresa al ofrecer un evento que no está a la altura del posicionamiento de la misma.

Algunas veces lo anterior ocurre porque quienes se encargan de su ejecución olvidan detalles elementales o porque desconocen que para organizar un evento exitoso se requiere atender variedad de aspectos, que aunque parezcan mínimos no lo son y que incluso pueden marcan la diferencia.

Por ello, a continuación relaciono algunos elementos que son importantes para tener en cuenta por parte de los anfitriones.

Planear el evento con anticipación y encargar de su puesta en marcha a personas que conozcan sobre el tema de organización de eventos y protocolo corporativo.

Enviar las invitaciones con suficiente anticipación, en lo posible que el invitado la tenga en su escritorio con 8 o 10 días antes de la fecha, esto contribuye a una mayor asistencia. La invitación debe registrar el día y no solamente la fecha, como también la hora de inicio y la de terminación de la actividad.

Escoger para su realización un sitio adecuado para el número de convocados, aireado e iluminado y con el mobiliario suficiente y adecuado para el evento.

Utilizar las ayudas audiovisuales que sean apropiadas para el sitio y número de asistentes y asegurarse que estén funcionando correctamente. Utilice un buen equipo de sonido y en lo posible un micrófono inalámbrico.

Iniciar el evento a la hora registrada en la convocatoria sin esperar a que llegue un mayor número de asistentes. Esperar más de 30 minutos es una falta de respeto para los cumplidos. Invite a que los asistentes se ubiquen en las sillas de adelante y no se concentren en la parte de atrás.

Solicitar a los asistentes que apaguen los celulares por respeto al conferencista y al resto de público asistente.

Tenga previsto el listado de las personas que por protocolo se saludan al inicio de la actividad, deberá entregarlo a quien haga de maestro de ceremonia.

Es importante informarle al conferencista el tiempo previsto para su presentación, como también la forma en que se le recordará el momento de finalizar, de tal manera que no se prolongue. Igualmente, informarle el perfil de los asistentes y darle una sugerencia del traje a usar, el cual debe corresponder al perfil de evento que se haya programado.

Pedir con anticipación la información del conferencista para su presentación y hacer un resumen de lo relevante y relativo al tema del evento. No lea la hoja de vida completa. Al presentar al conferencista no exagere, no cree tantas expectativas citando lo maravilloso que es, permita que el público lo advierta al escucharlo.

Preferiblemente entregue el material de lectura al finalizar la conferencia pues distrae a los asistentes.

Evite prolongar los tiempos con luces apagadas, en el caso de que se presenten videos o de que el vídeo proyector no tenga buena resolución, esto para no propiciar que dormiten los asistentes

Tenga previsto servicio de agua para el conferencista y si hay receso para un refrigerio en lo posible no lo ofrezca en el mismo salón.

Con certeza si los organizadores tienen en cuenta estas observaciones y por supuesto si el conferencista cumple su parte en el cuidado del contenido y forma de la presentación, los invitados se sentirán satisfechos de haber asistido.

macruztol@yahoo.com