Pensar de esta manera lleva con frecuencia a que los eventos resulten con muchas fallas, no cumplan los objetivos, causen mala impresión entre los asistentes y dejen un mal sabor en los anfitriones porque, además, cualquier evento por sencillo que sea implica inversión, esfuerzo y la obvia expectativa de buenos resultados.

Una de las fallas más usuales es la deficiente programación de la agenda. Al desconocer la técnica para su planeación se suele sobreestimar el tiempo, y suponer que pueden hacer una programación más extensa de lo realmente posible. Otra falla es no precisar los tiempos y movimientos, olvidando las pausas o tiempos necesarios para cada punto de la agenda, por ejemplo el tiempo del presentador o de los cambios de montaje que requiere el grupo musical, si lo hay.

Otro desfase frecuente se produce por no iniciar a tiempo y esperar, entre otros, la llegada de más asistentes, o también por inconvenientes con los equipos, situaciones que alteran el programa y, si es demasiado ajustado, se prolongará más de lo previsto y, como ocurre en muchos casos, los últimos puntos se quedarán sin público.

Por lo anterior, y para que todos salgan satisfechos del evento, quienes se encarguen de diseñar el programa deben tener en cuenta:

·Programar con precisión y realismo los tiempos y movimientos

·Coordinar con el presentador el tipo de intervención que requiere.

·Indagar sobre cuántos himnos pondrán y cuánto se demoran.

·Si hay interpretaciones musicales, precisar cuántas canciones incluyen, cuánto se demoran; si hay cambios de artistas y ajustes o montajes de instrumentos

·Precisar el tiempo de que dispone cada uno para su intervención (saludos, discursos, conferencias, intervenciones musicales) y solicitarles amablemente que no se excedan de lo previsto.

·Probar con suficiente anticipación los equipos requeridos (de sonido, de proyección y otros) y la calidad de los himnos; así evitará contratiempos y demoras en el montaje de los mismas.

· Acordar la forma en que le avisarán a los conferencistas el tiempo que les queda para que comiencen a cerrar la presentación

·Controlar las intervenciones del público o las preguntas en el caso que así esté programado. En todo caso es mejor responder grupos de preguntas y no una por una.

·No programar eventos demasiado largos, evite fatigar a los asistentes para que no se retiren antes de concluirlo

·Considerar la variedad en la programación para determinar el orden de los puntos.

·En caso de hacer recesos, y dependiendo de si ofrecen o no refrigerio y de la agilidad y forma como se entreguen, evitar que sean superiores a media hora. Comience nuevamente según el programa, no espere a que todos ingresen al recinto.

·Si hay invitados especiales, reserve sillas para ellos, preferiblemente con un marcador y cuide que alguien los conduce al lugar.

·Si se prevé el registro de quienes ingresen, asegure que se hace con máxima agilidad y evite aglomeraciones a la entrada, que molestan y retrasan el programa.

Ofrezca un programa interesante y atractivo, tenga en cuenta el tipo de público que asistirá y las condiciones mismas del auditorio y del evento.

Pero, sobre todo, cumpla el horario, eso genera credibilidad y puede a motivar para que sus próximas convocatorias tengan buena aceptación.

*Asesora y formadora en Habilidades Sociales y Productividad Personal.

macruztol@yahoo.com