Y es que hay personas que tienen el hábito de hablar, inclusive mucho, son confusos y no precisan nada.

Esto es,  hablan mucho pero dicen poco, con el agravante de que el interlocutor queda con la sensación de que usted habla en exceso, dice  boberías, y que le hizo perder el tiempo. 

En consecuencia, es preciso que reflexione sobre la forma como participa en una reunión y cómo desarrolla una conversación y si identifica fallas, haga un esfuerzo para corregirse. Esto es importe en toda circunstancia y muy especialmente cuando se trata de reuniones y  conversaciones de trabajo, o aún de reuniones sociales en las que usted debe proyectar  una buena imagen por usted y por la empresa que representa. Por tanto, conviene que tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: 

- Tenga claro cuál es el asunto o asuntos que desea tratar o que a su interlocutor le interesa tratar y cuáles los temas sobre los que deben tomar decisiones.

- Ordene los temas de tal modo que unos sirvan de soporte a los otros y evite saltar de uno a otro sin concluir el anterior.

- Consiga la información actualizada, ordénala muy bien y revísela con detalle.

- Distinga la información comprobable que aporta, de aquello que sean rumores, impresiones, corazonadas. Su interlocutor debe saberlo para que pueda valorarla en forma adecuada.

- Evite entrar en detalles innecesarios y mucho menos en comentarios que puedan sonar a chisme.

- Imagine los contra argumentos que puedan surgir y prepárese para discutirlos.

- Apóyese en información seria para formular propuestas y conclusiones.

- No confíe en su memoria, preferiblemente lleve notas para apoyar sus comentarios.

- También asegúrese de tomar notas sobre los asuntos centrales que surjan, preguntas que no pudo responder, recomendaciones, tareas, compromisos, conclusiones, fechas para su cumplimiento y personas involucradas.

- Si es del caso, precise también cuándo será una próxima reunión y las tareas o información adicional que deberán aportar.

- Las reuniones serán mucho más productivas si, con suficiente anticipación se conocen los temas que se tratarán y  la información requerida se distribuye previamente entre los asistentes a fin de que la lleven analizada;  de ese modo, la reunión podrá centrarse en precisar aquello que no estuvo claro, o en hacer aportes a partir de ella y tomar decisiones.

- Acepte que en toda reunión puede haber controversia y que ella puede enriquecer el diálogo y mostrar nuevos ángulos del asunto que no habían sido considerados. De ninguna manera se disguste por ello, por el contrario, agradezca el interés y los aportes.

- Asegúrese de que todos los participantes tienen la oportunidad de expresar su punto de vista, de otro modo se van a sentir excluidos pero, cuide que no se repitan en forma innecesaria, sepa entonces, cuándo declarar “suficiente ilustración” para pasar a otro asunto.

- Dé por terminada la reunión en el momento oportuno sin prolongarla innecesariamente. Recuerde que la brevedad es un gran atributo de toda reunión.

- Agradezca, la participación, los aportes y el tiempo que le han dedicado.Recuerde esta frase de Goethe: “Se tiende a poner palabras allí donde faltan las ideas”.